Essentielle Tools für den Freelancer-Alltag

Eine kuratierte Liste von Tools, die meine Produktivität steigern und meinen Workflow als Freelancer optimieren.

Essentielle Tools, die ich für meine Arbeit nutze

Wenn man als Freelancer arbeitet, werden die Tools zu einer Erweiterung der eigenen Denk- und Arbeitsweise. Je einfacher und intuitiver sie sind, desto mehr mentalen Raum hat man für Kreativität und Problemlösung. Im Laufe der Zeit habe ich mein Setup auf nur eine Handvoll Tools reduziert, die mir helfen, Projekte, Kunden, Zeit und Websites zu verwalten — ohne mir im Weg zu stehen.

🧩 Webapps

Bei den meisten meiner Arbeitsabläufe ist der Hauptentscheidungsfaktor für die Wahl eines Tools die Einfachheit. Ich möchte etwas, das selbsterklärend ist, schnell zu bedienen und nicht ablenkend. Ich beherrsche lieber ein paar grossartige Tools perfekt, als mit Dutzenden zu jonglieren, die sich überschneiden oder die Dinge verkomplizieren.

💸 Milkee

Als ich mit dem Freelancing begann, war eine meiner grössten Herausforderungen, eine gute App zur Verwaltung von Kunden, Rechnungen und Buchhaltung zu finden. Sie musste Schweizer QR-Code-Rechnungsstellung unterstützen und den lokalen Steuergesetzen für Selbstständige entsprechen.

Ich habe die meisten existierenden Apps auf dem Markt ausprobiert, aber sie waren entweder:

Für kleine Unternehmen entwickelt (mit doppelter Buchführung, die ich nicht brauchte), oder
Sahen veraltet aus und fühlten sich so an, mit klobiger UI/UX.

Dann entdeckte ich Milkee — eine moderne, in Zürich entwickelte Schweizer App speziell für Freelancer. Sie hatte alles, was ich wollte: eine saubere Oberfläche, intelligente Workflows und Konformität mit Schweizer Rechnungsstandards. Ich war so beeindruckt, dass ich tatsächlich den Gründer Nicolas kontaktierte, um zu fragen, ob ich bei dem Projekt helfen könnte. So sehr glaubte ich daran.

Milkee macht meine Verwaltung mühelos. Ich kann Rechnungen erstellen, Kunden verwalten und meine Bücher organisiert halten — alles an einem Ort.

⏱ Toggl

Für die Zeiterfassung verlasse ich mich auf Toggl. Es ist immer noch die einfachste und schnellste Lösung, die ich für die Stundenerfassung über mehrere Projekte hinweg gefunden habe.

Während Milkee auch einen eingebauten Zeittracker hat, gewinnt Toggl mit seiner wöchentlichen Kalenderansicht, detaillierten Analysen und intelligenten Berichten. Besonders gefällt mir, dass ich schnell zwischen Aufgaben wechseln und meine gesamte Woche auf einen Blick überprüfen kann.

Für Freelancer geht es bei guter Zeiterfassung nicht nur um die Abrechnung — es geht darum zu verstehen, wohin der Fokus geht und sicherzustellen, dass die Stundensätze mit der tatsächlichen Arbeitsbelastung übereinstimmen.

🖥 MainWP

Ich verwalte mehrere Kunden-Websites, die mit WordPress erstellt wurden, und MainWP ist meine zentrale Schaltstelle für alle.

Auf einen Blick sehen, welche Seiten Updates benötigen
Website-Gesundheit überwachen
Sicherheitsscans durchführen
Massen-Updates für Plugins und Themes durchführen

Es ist wie eine Missionskontrolle für WordPress. Ein Dashboard, um sie alle zu beherrschen.

⚠️ Sentry

Bugs und Fehler können selbst durch die besten Tests durchrutschen — hier kommt Sentry ins Spiel. Es ist eine leistungsstarke Fehlerüberwachungsplattform, die Logs sowohl vom Frontend als auch vom Backend aggregiert. Wenn etwas kaputtgeht oder sich unerwartet verhält, erhalte ich sofortige Benachrichtigungen.

Dieses Tool erspart mir stundenlange Ratespiele und macht meinen Wartungsservice für Kunden viel proaktiver. Anstatt darauf zu warten, dass ein Kunde ein Problem meldet, weiss ich es normalerweise (und behebe es), bevor sie es überhaupt bemerken.

💻 Mac Apps

Einige Aufgaben erledige ich mit lokalen Mac-Apps, idealerweise Open-Source-Apps. Zum Beispiel Screenshots, Bildoptimierung und Upscaling — kleine, zuverlässige Tools, die sich nahtlos in meinen Workflow einfügen und mir helfen, Dinge schnell zu erledigen.

Hier sind meine Lieblings-Mac-Apps, die ich fast täglich nutze.

📸 Shottr

Shottr ist einer meiner absoluten Lieblings-Produktivitätsbooster. Es ist ein leichtgewichtiges, kostenloses Screenshot-Tool, das unterstützt:

Scrollende Screenshots
OCR (Texterkennung)
Sofortige Anmerkungen (Pfeile, Kästen, Kommentare)

Es ist sehr ähnlich wie Snagit, aber schneller und einfacher. Ich nutze es täglich, um visuelle Notizen zu erstellen, Bugs zu dokumentieren und Designänderungen an Kunden zu kommunizieren. Eine kleine App, die einen grossen Einfluss auf Klarheit und Geschwindigkeit hat.

🗜 ImageOptim

ImageOptim ist eine Open-Source-App, ohne die ich nicht arbeiten könnte. Sie komprimiert JPEGs und PNGs verlustfrei und reduziert Dateigrössen oft um 60–90%.

Für Webdesign ist das entscheidend — kleinere Dateien bedeuten schnellere Ladezeiten, besseres SEO und einen kleineren CO2-Fussabdruck. Jedes gesparte Megabyte führt direkt zu weniger Energieverbrauch beim Laden von Websites.

Es ist eines dieser stillen Tools im Hintergrund, die einen enormen Unterschied für Performance und Nachhaltigkeit machen.

🧠 FreeScaler

FreeScaler ist eine Open-Source-Mac-App für KI-gestütztes Bild-Upscaling. Sie bietet drei verschiedene Modi und ermöglicht mir, alte oder niedrig aufgelöste Bilder zu restaurieren und sie ohne Qualitätsverlust web-tauglich zu machen.

Ich nutze es hauptsächlich für:

Wiederbelebung alter Kunden-Assets
Verbesserung kleiner Logos oder Illustrationen
Vorbereitung scharfer Visuals für Retina-Displays

Es ist einfach, schnell und privat — keine Uploads, kein Warten, kein Abo.

🗓 Kalender & Erinnerungen

Apples eingebaute Kalender- und Erinnerungen-Apps sind unterschätzt. Sie synchronisieren perfekt über alle Geräte, integrieren sich mit Siri und werden mit jedem macOS-Update leistungsfähiger.

Ich nutze sie, um:

Deep-Work-Sessions zu planen
Sanfte Erinnerungen für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zu setzen
Kundenmeetings und Projektfristen synchron zu halten

Manchmal sind die Standard-Tools die besten — besonders wenn sie einfach funktionieren.

🦊 Browser-Erweiterungen

Ich nutze Firefox seit über einem Jahrzehnt. Es ist vielleicht nicht der schnellste oder auffälligste Browser, aber ich vertraue Mozillas Werten in Bezug auf Privatsphäre und offene Webstandards. Es ist zuverlässig, transparent und fühlt sich wie der Browser an, dem der Nutzer noch am Herzen liegt.

Hier sind meine unverzichtbaren Erweiterungen, die Firefox zum perfekten Arbeitsbegleiter machen:

🛑 uBlock Origin

Ein absolutes Muss. uBlock Origin ist der effektivste Weg, um aufdringliche Werbung zu blockieren, einschliesslich YouTubes zunehmend aggressiver Anzeigen. Im Gegensatz zu Adblock Plus, das jetzt "akzeptable Werbung" auf die Whitelist setzt, bleibt uBlock seinen Open-Source-Wurzeln treu und hält das Web sauber und schnell.

🧱 Wappalyzer

Schon mal auf eine Website gestossen und sich gefragt: "Wie haben sie das gebaut?"
Wappalyzer enthüllt den Tech-Stack hinter jeder Website — von Frameworks bis zu Analytics-Tools. Es ist eine grossartige Lernressource und hilft mir, mit modernen Tools und Trends auf dem Laufenden zu bleiben.

♿ WAVE Evaluation Tool

WAVE prüft Websites auf Barrierefreiheitsprobleme, wie fehlende Alt-Texte oder schlechten Farbkontrast. Es ist ein unschätzbares Tool, um sicherzustellen, dass die Designs inklusiv sind und Barrierefreiheitsstandards erfüllen.

🚩 Flagfox

Dieses kleine, aber mächtige Plugin zeigt eine Länderflagge neben der Adressleiste an und zeigt, wo der Server einer Website steht. Es ist nicht immer 100% genau (dank CDNs), aber es gibt einem ein gutes Gefühl für Legitimität und Kontext — besonders bei der Überprüfung neuer oder unbekannter Websites.

🔍 Detailed SEO Extension

Detailed bietet eine schnelle, visuelle Prüfung der SEO-Struktur jeder Webseite — Überschriften, Meta-Tags, Schema und mehr. Es ist, als hätte man einen Mini-SEO-Berater im Browser. Perfekt für schnelle Gesundheitschecks von Kunden-Websites.

📬 10 Minute Mail

Wenn ich ein schnelles Wegwerfkonto zum Testen erstellen muss, ist 10 Minute Mail meine erste Wahl. Es füllt automatisch eine temporäre E-Mail-Adresse in Anmeldeformulare ein, spart Zeit und hält meinen echten Posteingang sauber.

🔤 WhatFont

Schon mal eine wunderschön gestaltete Seite gesehen und sich gefragt, welche Schrift sie verwendet haben? WhatFont identifiziert sie sofort. Perfekt für typografische Inspiration und Design-Referenzen.

🍪 I Don't Care About Cookies

Cookie-Banner sind zur hartnäckigsten Belästigung des Internets geworden. I Don't Care About Cookies entfernt sie automatisch, damit man in Ruhe surfen kann. Eine der befriedigendsten Erweiterungen, die man installieren kann.

Abschliessende Gedanken

Als Freelancer sollten unsere Tools uns schneller machen, nicht geschäftiger. Jede App oder Erweiterung, die ich nutze, erfüllt einen klaren Zweck — meinen Workflow zu vereinfachen, Reibung zu reduzieren und meinen Fokus dort zu halten, wo er hingehört: auf die Schaffung bedeutungsvoller Arbeit für meine Kunden.

Ob du gerade erst anfängst oder dein bestehendes Setup optimierst, ich hoffe, diese Liste hilft dir, etwas Neues zu entdecken, um dein Freelancer-Leben reibungsloser und angenehmer zu gestalten.